실사에서 실제로 하는 일

현장실사 일정이 잡히면 대부분의 회사가 청소부터 합니다. 창고를 정리하고, 서류를 파일에 꽂고, 직원들에게 당일 옷차림까지 신경 쓰라고 이릅니다. 나쁠 것은 없지만 심사 결과와는 크게 상관이 없습니다. 심사역이 확인하러 오는 것은 회사가 단정한지가 아니라 서류에 적힌 내용이 실제와 맞는지이기 때문입니다.

실사는 서류 심사의 연장선입니다. 앞 단계에서 제출한 재무제표, 사업계획서, 자금 사용계획서에 적힌 숫자들이 현장에서 확인되는지 대조합니다. 재고자산 4억 4천만 원이라고 적혀 있으면 창고에 그만한 재고가 있는지 보고, 인건비 8천만 원이라고 적혀 있으면 그 인원이 실제로 근무하는지 확인합니다. 숫자와 실물이 맞으면 통과하고 어긋나면 설명을 요구받습니다.

실사를 앞두고 할 일은 청소가 아니라 대조입니다. 우리가 낸 서류를 다시 읽고, 현장에서 확인될 항목을 미리 짚어 보십시오.

확인하는 다섯 가지

업종에 따라 비중이 다르지만 대체로 다섯 가지를 봅니다.

다섯 항목 중 재고와 인력에서 차이가 가장 자주 발견됩니다.

재고와 인력이 문제가 되는 이유는 계속 변하기 때문입니다. 결산일 기준 재고와 실사일 재고가 같을 수 없고, 인원도 그 사이에 들고 납니다. 차이 자체는 자연스러운 것이므로 왜 달라졌는지 설명할 수 있으면 됩니다.

차이는 감추는 것이 아니라 설명하는 것

실사에서 가장 나쁜 대응은 차이를 숨기려 하는 것입니다. 심사역은 여러 회사를 봅니다. 장부와 현장이 딱 맞는 경우가 오히려 드물다는 것을 압니다. 문제는 차이가 있다는 사실이 아니라 그 차이를 회사가 파악하지 못하고 있다는 인상입니다.

준비 방법은 간단합니다. 실사 전에 우리가 먼저 대조해 보고, 차이가 있는 항목을 목록으로 만들어 두는 것입니다. 재고가 장부보다 3천만 원 적다면 그 사이 출하된 물량의 거래명세서를 뽑아 두면 됩니다. 인원이 두 명 줄었다면 퇴사 시점과 사유를 정리해 두면 됩니다. 먼저 말하면 관리하고 있다는 인상이 되고, 지적받으면 몰랐다는 인상이 됩니다.

재고 실사에 대비하는 법

제조업과 도소매업에서 가장 비중이 큰 항목입니다. 심사역이 창고 전체를 세지는 않습니다. 표본을 골라 확인하고, 그 결과로 전체를 추정합니다.

그래서 수불부가 있느냐 없느냐가 결정적입니다. 품목별로 언제 얼마가 들어오고 나갔는지 기록이 있으면, 실사일 재고와 장부 재고의 차이가 자연스럽게 설명됩니다. 기록이 없으면 차이를 설명할 방법이 없고, 장부 전체의 신뢰도가 떨어집니다.

마지막 항목을 먼저 제시하는 것이 요령입니다. 어차피 발견될 것이라면 우리가 먼저 말하는 편이 낫습니다.

악성 재고를 숨기면 안 됩니다. 실사에서 오래된 재고가 발견되면 그 자체보다 장부에 그대로 자산으로 잡혀 있다는 점이 문제가 됩니다. 미리 목록을 만들어 처분 계획과 함께 제시하면 오히려 관리 능력을 보여 주는 자료가 됩니다.

설비는 가동 상태를 봅니다

기계가 있느냐만 보는 것이 아닙니다. 실제로 돌아가고 있느냐를 확인합니다. 매출 규모에 비해 설비가 놀고 있으면 매출의 실재성을 의심받고, 반대로 설비 용량으로 소화할 수 없는 매출이 잡혀 있으면 그것도 의심받습니다.

준비할 것은 설비 대장과 가동 일지입니다. 어떤 설비가 언제 도입되었고 하루 몇 시간 돌아가는지 정리되어 있으면, 매출과 설비의 관계가 자연스럽게 설명됩니다. 외주를 쓰고 있다면 외주 계약서를 함께 준비하십시오. 우리 설비로 다 못 만드는 물량이 어디서 나오는지 설명이 됩니다.

인력은 4대보험으로 대조합니다

가장 확인하기 쉬운 항목이라 반드시 봅니다. 4대보험 가입자 명단과 실제 근무 인원을 맞춰 봅니다.

차이가 나는 경우는 대개 세 가지입니다. 최근 입사자가 아직 신고 전이거나, 퇴사자가 아직 상실 신고 전이거나, 일용직·프리랜서가 섞여 있는 경우입니다. 셋 다 정상적인 상황이므로 명단과 사유를 정리해 두면 문제가 없습니다.

문제가 되는 것은 신고되지 않은 상시 인력이 있는 경우입니다. 이것은 실사 대응의 문제가 아니라 그 이전의 문제이므로, 발견되면 인건비 소요 자체가 인정되지 않을 수 있습니다.

대표님이 직접 설명하셔야 합니다

실사에서 심사역이 확인하는 것이 하나 더 있습니다. 대표님이 회사를 얼마나 알고 있는가입니다.

서류를 컨설팅 업체가 만들었다면 그 내용을 대표님이 모를 수 있습니다. 심사역이 “이 원자재 소요는 어떻게 계산하셨습니까”라고 물었을 때 답이 막히면, 서류 전체의 신뢰도가 흔들립니다. 숫자를 외우실 필요는 없지만 왜 그 숫자가 나왔는지는 설명하실 수 있어야 합니다.

다섯 질문 모두 서류에 답이 있습니다. 실사 전에 우리 서류를 다시 읽어 보시는 것이 최선의 준비입니다.

실사 당일의 흐름

대체로 이렇게 진행됩니다. 도착해서 간단한 인사를 나누고, 회사 개요와 사업 내용을 듣고, 현장을 둘러보며 확인하고, 마지막에 질의응답을 합니다. 전체 한두 시간 안팎입니다.

현장을 둘러볼 때 대표님이 동행하시는 것이 좋습니다. 담당 직원만 안내하면 심사역의 질문이 그 자리에서 해소되지 않습니다. 공정 순서를 설명하고, 어디에 무엇이 있는지 짚어 주고, 왜 그렇게 운영하는지 말씀하시면 그 자체가 설명 자료가 됩니다.

실사 이후에 오는 것

실사가 끝나면 대개 추가 자료 요청이 옵니다. 현장에서 확인이 안 된 항목이나 설명이 더 필요한 부분입니다. 요청에 빠르게 응하는 것이 중요합니다. 심사 기간이 길어지면 예산 소진 시점과 겹칠 수 있습니다.

자료를 보낼 때는 요청한 항목별로 파일을 나누고 파일명을 알아보기 쉽게 붙이십시오. 여러 자료를 한 파일에 몰아 보내면 담당자가 찾는 데 시간이 걸리고, 그만큼 심사가 늦어집니다.

한 장 요약

• 심사역은 장부와 현장이 맞는지를 봅니다. 정돈 상태가 아닙니다.
• 차이는 자연스럽습니다. 문제는 회사가 그 차이를 모르고 있는 것입니다.
• 실사 전날 직접 대조해 보십시오. 그 자리에서 처음 아는 것이 가장 나쁩니다.
• 재고는 수불부가 있느냐로 갈립니다. 기록이 없으면 설명이 안 됩니다.
• 악성 재고는 먼저 제시하십시오. 숨기면 발견되고, 밝히면 관리 능력이 됩니다.
• 대표님이 직접 설명하셔야 합니다. 서류를 모르면 신뢰도가 흔들립니다.
• 추가 자료 요청에 빠르게 응하십시오. 심사 기간이 예산 소진과 겹칩니다.

자주 묻는 질문

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이 글에서 다룬 주제와 이어지는 실무 안내입니다. 조건과 한도는 회사 상황에 따라 달라지므로, 해당 페이지에서 우리 회사 기준으로 확인해 보십시오.

참고자료

본문에 인용한 제도·수치는 아래 기관의 공식 안내를 기준으로 작성했습니다. 신청 시에는 반드시 해당 기관의 당해 연도 공고 원문을 확인하시기 바랍니다.