잘 쓴 계획서와 인정받는 계획서는 다릅니다

자금 사용계획서를 쓸 때 많은 대표님이 사업의 비전과 성장 전략을 적습니다. 시장이 얼마나 커지고 있고, 우리 제품이 왜 경쟁력이 있으며, 앞으로 몇 년 안에 매출을 얼마까지 올리겠다는 이야기입니다. 문장은 매끄럽고 논리도 그럴듯한데 심사에서는 금액이 깎입니다. 이유는 단순합니다. 심사역이 그 문서에서 찾는 것이 다르기 때문입니다.

심사역은 이 문서를 읽으며 딱 하나를 확인합니다. “신청서 첫 칸에 적힌 금액이 어디서 나왔는가.” 그 금액을 항목별로 쪼개 보고, 각 항목의 근거 자료가 붙어 있는지 봅니다. 근거가 붙어 있으면 그 항목은 통과하고, 없으면 추정치로 취급되어 보수적으로 잘립니다. 계획의 훌륭함은 그다음 문제입니다.

사용계획서는 설득하는 문서가 아니라 증명하는 문서입니다. 문장을 다듬는 시간에 견적서 한 장을 더 받아 오는 편이 낫습니다.

총액만 적으면 총액이 깎입니다

가장 흔한 실수는 금액을 뭉뚱그려 적는 것입니다. “운전자금 3억 원”이라고만 적으면 심사역은 그 3억이 어떻게 나왔는지 알 방법이 없습니다. 이때 심사역이 할 수 있는 일은 회사 재무제표로 직접 계산해 보는 것뿐이고, 그 계산은 대개 신청액보다 작게 나옵니다.

반대로 항목별로 쪼개 적고 각각에 근거를 붙이면 상황이 달라집니다. 원자재 1억 2천만 원에 매입 견적서를 붙이고, 인건비 8천만 원에 급여대장과 채용 계획을 붙이고, 외주 가공비 6천만 원에 외주 계약서를 붙이면, 심사역은 그 항목들을 하나씩 확인하면서 인정 여부를 판단합니다. 근거가 확실한 항목은 그대로 인정되므로 총액도 그만큼 살아남습니다.

항목을 쪼개는 기준

어떻게 쪼갤지는 자금의 성격에 따라 다릅니다. 운전자금이라면 실제로 돈이 나가는 대상별로 나누는 것이 자연스럽습니다.

인정 강도가 높은 항목부터 채우고, 낮은 항목은 비중을 줄이는 것이 실무의 요령입니다.

표에서 아래로 갈수록 인정 강도가 낮아지는 이유는 근거의 확실성 때문입니다. 발주서가 붙은 원자재 매입은 이미 확정된 지출이지만, 마케팅 예산은 계획일 뿐이고 실제로 그만큼 쓸지 알 수 없습니다. 그래서 마케팅비 비중이 큰 계획서는 전체가 추정치처럼 보이게 됩니다.

시점을 함께 적으십시오

금액만 적고 시점을 빼면 절반만 설명한 것입니다. 심사역은 그 돈이 언제 필요한지도 확인합니다. 자금이 3월에 필요한데 6월에 실행된다면 그 자금은 목적을 달성하지 못합니다.

월별로 펼쳐 적으면 두 가지가 동시에 해결됩니다. 첫째, 각 항목이 언제 얼마나 나가는지 보여 줍니다. 둘째, 그 흐름을 누적하면 자금이 가장 부족해지는 시점과 금액이 나오는데, 그것이 곧 필요액의 근거가 됩니다.

누적란의 최고점이 필요한 자금의 규모입니다. 이 표가 있으면 금액 근거를 따로 설명할 필요가 없습니다.

이 표를 만들어 두면 심사역이 검산하기 쉬워집니다. 검산이 쉬운 자료일수록 인정이 빠릅니다. 반대로 숫자가 흩어져 있어 직접 더해 봐야 하는 자료는 확인 과정에서 의심이 붙습니다.

사후 증빙과 이어집니다

많은 대표님이 놓치는 지점이 여기 있습니다. 지금 적은 계획서가 나중에 검사받는 기준이 됩니다. 자금이 실행된 뒤 사후 관리 단계에서 세금계산서와 이체 내역으로 사용처를 확인하는데, 그때 대조하는 문서가 이 계획서입니다.

계획서에 원자재 1억 2천만 원이라고 적어 놓고 실제로는 인건비에 8천만 원을 쓰고 원자재에 4천만 원만 썼다면, 그 차이를 설명해야 합니다. 설명이 되면 문제가 없지만, 안 되면 용도외 사용으로 볼 수 있습니다. 심하면 회수 대상이 됩니다.

자금 전용 계좌를 쓰십시오

사후 증빙을 간단하게 만드는 방법이 하나 있습니다. 그 자금만 들어오고 나가는 계좌를 따로 두는 것입니다.

자금이 여러 계좌를 오가면 어느 돈이 어디로 갔는지 추적하기 어렵습니다. 심사역 입장에서도 확인이 번거롭고, 회사 입장에서도 소명 자료를 만들기 힘듭니다. 전용 계좌 하나를 두고 그 계좌에서 사용처로만 이체하면, 통장 사본 한 장으로 증빙이 끝납니다.

특히 자금이 들어온 계좌에서 곧바로 다른 계좌로 큰 금액을 옮기는 것은 피하십시오. 그 자체로 소명 요구를 받을 수 있습니다. 자금이 다른 용도로 흘러갔다는 의심을 사기 쉬운 흐름입니다.

숫자가 서로 맞아야 합니다

계획서 안의 숫자만 맞으면 되는 것이 아닙니다. 다른 서류의 숫자와도 맞아야 합니다.

심사역은 이 대조를 반드시 합니다. 하나가 어긋나면 나머지 숫자도 다시 봅니다.

가장 자주 어긋나는 것은 인건비입니다. 계획서에는 인건비 8천만 원을 적었는데 4대보험 신고 인원으로 계산하면 5천만 원밖에 안 나오는 경우입니다. 채용 계획이 있다면 그 계획을 함께 적고 채용 공고나 근로계약서를 붙이셔야 합니다.

문장은 짧고 구체적으로

계획서에 들어가는 서술 부분도 요령이 있습니다. 길게 쓴다고 좋아지지 않습니다.

• 왜 이 금액이 필요한지를 한두 문장으로 씁니다
• 그 근거가 무엇인지 첨부 자료를 지목합니다
• 언제 쓸 것인지 시점을 밝힙니다
• 그 결과 무엇이 달라지는지 한 문장으로 맺습니다

예를 들면 이렇습니다. “○○사 발주 물량 대응을 위해 원부자재 1억 2천만 원이 필요합니다. 첨부한 매입 견적서 기준이며 1월과 2월에 나눠 집행할 예정입니다. 이 물량은 4월 납품분에 투입됩니다.” 네 문장에 필요한 정보가 다 들어 있고, 심사역이 확인할 자료도 지목되어 있습니다.

자주 감액되는 세 가지 패턴

심사에서 금액이 깎이는 경우를 보면 대개 세 가지 중 하나입니다.

첫째, 근거 없는 항목의 비중이 큰 경우입니다. 마케팅비나 기타 경상비가 전체의 절반을 넘으면 그 부분이 통째로 잘립니다. 근거가 확실한 항목으로 구성을 다시 짜셔야 합니다.

둘째, 기간과 금액이 맞지 않는 경우입니다. 6개월치 소요를 적어 놓고 대출 기간은 5년으로 신청하면, 나머지 기간의 자금 용도가 설명되지 않습니다. 소요 기간과 대출 기간을 맞추거나, 반복되는 소요임을 설명하셔야 합니다.

셋째, 이미 지출한 것을 넣은 경우입니다. 지난달에 자기 돈으로 산 원자재를 계획서에 넣으면 소급 적용이 되어 인정되지 않는 것이 일반적입니다. 앞으로 나갈 돈만 적으십시오.

한 장 요약

• 심사역은 계획이 아니라 근거를 봅니다. 문장보다 첨부 자료가 중요합니다.
• 총액만 적으면 총액이 깎입니다. 항목별로 쪼개고 각각에 근거를 붙이십시오.
• 인정 강도가 높은 항목부터 채우십시오. 발주서가 붙은 원자재가 가장 강합니다.
• 월별로 펼쳐 누적 최저점을 보여 주면 금액 근거를 따로 설명할 필요가 없습니다.
• 지금 적은 계획서가 나중에 검사 기준이 됩니다. 지나치게 세밀하게 못 박지 마십시오.
• 자금 전용 계좌를 쓰면 사후 증빙이 간단해집니다.
• 다른 서류의 숫자와 교차 확인됩니다. 인건비가 가장 자주 어긋납니다.

자주 묻는 질문

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이 글에서 다룬 주제와 이어지는 실무 안내입니다. 조건과 한도는 회사 상황에 따라 달라지므로, 해당 페이지에서 우리 회사 기준으로 확인해 보십시오.

참고자료

본문에 인용한 제도·수치는 아래 기관의 공식 안내를 기준으로 작성했습니다. 신청 시에는 반드시 해당 기관의 당해 연도 공고 원문을 확인하시기 바랍니다.