실행이 끝이 아닙니다

자금이 통장에 들어오면 큰일이 끝났다고 생각하게 됩니다. 몇 달을 준비했고 심사를 통과했으니 그럴 만합니다.

그런데 시설자금은 용도가 정해진 자금입니다. 그래서 자금이 나간 뒤에 그 돈이 정말 그 설비에 쓰였는지를 확인하는 절차가 있습니다.

운전자금보다 사후 관리가 엄격합니다. 대상이 물건이라 확인이 가능하기 때문입니다. 설비가 실제로 있는지, 신청한 사양과 같은지, 신고한 장소에 설치되어 있는지를 볼 수 있습니다.

자금이 들어온 날부터 증빙을 모으는 일이 시작됩니다.

무엇을 모아야 합니까

서류를 나중에 모으려 하면 빠지는 것이 생깁니다. 발생 시점에 정리하십시오.

세금계산서는 반드시 법인 명의로 받으십시오. 대표 개인 명의로 발행되면 회사 자산으로 증명이 안 됩니다. 발행 시점에 확인하시면 간단하지만 나중에 수정하려면 번거롭습니다.

대금은 회사 계좌에서 이체하십시오. 현금으로 결제하면 지급의 실재를 증명하기 어렵습니다.

금액이 어긋날 때

견적보다 실제 금액이 달라지는 경우가 흔합니다. 협상으로 깎이기도 하고, 옵션이 추가되어 늘기도 합니다.

임의로 다른 설비를 사면 목적 외 사용이 됩니다.

설비를 바꾸실 때는 반드시 사전에 협의하십시오. 승인받은 것과 다른 물건을 사면 용도 위반이 됩니다. 사양이 조금 바뀌는 정도는 설명으로 해결되지만, 완전히 다른 설비를 사시면 문제가 큽니다.

자금이 남으면 다른 데 쓰지 마십시오. 반납하거나 다른 인정 항목에 쓸 수 있는지 담당 창구에 문의하십시오. 임의로 운영비에 쓰시면 목적 외 사용이 됩니다.

현장 확인이 있습니다

설비가 다른 사업장에 있으면 설명이 필요합니다.

설치 장소가 자주 문제됩니다. 신청한 사업장이 아닌 곳에 설치하면 확인이 안 됩니다. 여러 사업장을 운영하시는 경우, 어느 곳에 설치할지를 신청 단계에서 명확히 하시고 바뀌면 미리 알리십시오.

서류 원본을 준비해 두십시오. 사본만 있으면 확인이 지연될 수 있습니다.

처분 제한

지원받은 설비는 일정 기간 마음대로 처분할 수 없는 조건이 붙는 경우가 많습니다.

제한 기간과 범위는 약정서에 명시됩니다. 반드시 확인하십시오.

약정서의 해당 조항을 확인하십시오. 나중에 그 설비를 담보로 다른 자금을 받으려 하실 때, 또는 사업 구조를 바꾸며 설비를 정리하실 때 문제가 됩니다.

담보 제공 제한이 특히 중요합니다. 자산이 있는데 담보로 쓸 수 없으면 다음 조달에서 제약이 됩니다. 앞으로의 자금 계획에 이 점을 반영하십시오.

문제가 생기면 회수될 수 있습니다

회수되면 잔액을 즉시 갚아야 하고 제재가 따를 수 있습니다.

관리 체계 만들기

• 전용 폴더를 만드십시오 — 자금별로 나누어
• 발생 시점에 넣으십시오 — 나중에 모으려 하지 마십시오
• 담당자를 정하십시오 — 여러 사람이 하면 빠집니다
• 제출 기한을 달력에 등록하십시오
• 사진을 찍어 두십시오 — 설치, 명판, 가동 장면
• 약정서를 읽어 두십시오 — 의무 조항을 확인하십시오

이 구조로 만들어 두면 제출 요청이 와도 바로 대응됩니다.

담당자를 지정하십시오. 대표가 직접 챙기시겠다고 하면 다른 일에 밀려 놓치기 쉽습니다. 경리나 관리 담당에게 맡기시고 진행을 확인하시는 편이 낫습니다.

운전자금은 어떻게 확인됩니까

시설자금 이야기를 했지만 운전자금도 확인 방법이 있습니다. 물건이 남지 않을 뿐입니다.

계좌 흐름을 봅니다. 자금이 어디로 나갔는지가 기록에 남습니다. 개인 계좌로 이체하거나 관계사로 옮기면 드러납니다.

회계 자료와 재무제표로도 확인됩니다. 자산과 부채의 변화, 비용 구조를 보면 자금의 흐름이 대략 파악됩니다.

사업 운영에 정상적으로 쓰시면 문제가 없습니다. 개인 용도나 다른 채무 상환에 쓰는 것이 문제입니다.

사후 관리 기간이 끝나면

증빙을 제출하고 확인이 끝나면 사후 관리 의무는 대체로 마무리됩니다. 다만 처분 제한 기간은 별도입니다.

증빙 제출이 끝났어도 처분 제한 기간이 남아 있으면 설비를 팔거나 담보로 제공할 수 없습니다. 두 기간이 다르므로 각각 확인하십시오.

서류는 보존 기간 동안 보관하십시오. 나중에 확인 요청이 올 수 있고, 세무 자료로도 쓰입니다.

한 장 요약

• 실행이 끝이 아닙니다. 증빙 단계가 남아 있습니다.
• 계약·세금계산서·이체 내역이 기본 세트입니다.
• 세금계산서는 법인 명의로 받으십시오.
• 설치 사진을 바로 찍어 두십시오.
• 설비를 바꿀 때는 사전 협의하십시오.
• 기한을 놓치는 것이 가장 흔한 사고입니다.
• 처분 제한 기간을 약정서에서 확인하십시오.
• 전용 폴더에 발생 시점마다 넣으십시오.

자주 묻는 질문

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참고자료

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